SOLUTIONS.file

Dokumente und PDF aus der Fachanwendung

Angebot, Rechnung, Bescheid, Prüfbericht. Die Vorlage pflegt der Fachbereich, die Datei entsteht beim Speichern.

Das Dokument entsteht in Word, und niemand weiß, welche Fassung gilt

Jede Fachanwendung produziert Papier, auch wenn niemand es so nennt: das Angebot, die Auftragsbestätigung, die Rechnung, den Bescheid, den Prüfbericht, die Monatsübersicht. Die Daten dafür stehen längst im System. Das Dokument entsteht trotzdem daneben.

Der übliche Weg führt über eine Vorlage auf einem Netzlaufwerk. Jemand exportiert Zahlen, fügt sie ein, prüft, druckt als PDF und hängt die Datei an den Vorgang. Das kostet Minuten je Dokument, es passiert nur, wenn jemand daran denkt, und es geht schief: eine alte Vorlagenkopie, ein Betrag, der nicht mehr zum Datensatz passt, eine Fassung, die zwei Abteilungen unterschiedlich pflegen.

Wird das Dokument stattdessen fest programmiert, verlagert sich das Problem nur. Dann ist jede geänderte Fußzeile ein Entwicklerticket. Unser Dokumentendienst SOLUTIONS.file dreht das um: Vorlage, Abschnitte, Auslöser und berechnete Werte sind Daten. Die Datei entsteht aus dem Datensatz und hängt danach an ihm.

Welche Dokumente aus einem Geschäftsvorfall entstehen

Beleg zum Vorgang

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein. Entsteht beim Statuswechsel und hängt an dem Datensatz, aus dem er stammt.

Rechnung mit eingebetteten Daten

Das PDF trägt die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar mit, als ZUGFeRD- oder XRechnung-Anhang.

Schreiben mit Briefkopf

Bescheid, Anschreiben, Bestätigung. Kopf und Fuß stehen einmal in der Vorlage und erscheinen auf den Seiten, die Sie bestimmen.

Bericht nach Zeitplan

Monatsübersicht, Prüfprotokoll. Ein Zeitplan sieht in festem Takt nach, welche Datensätze die Bedingung erfüllen.

Was zwischen dem Datensatz und der fertigen Datei passiert

Vom Auslöser bis zum Protokolleintrag. Vorlage, Bedingung und berechnete Werte pflegt der Fachbereich selbst.

Etwas löst aus
Ein Datensatz wird angelegt, geändert oder gelöscht, ein Zeitplan läuft, oder die Anwendung meldet ein benanntes Ereignis.
anlegen · ändern · löschen · Zeitplan · Ereignis
Der Auslöser prüft seine Bedingung
Eine Filterabfrage entscheidet, ob erzeugt wird: Status, Betrag, Restlaufzeit. In der Bedingung darf ein kleiner Ausdruck stehen, der den Stichtag bei jedem Lauf neu ausrechnet.
Die berechneten Werte laufen
Summe, Frist, formatierter Betrag, ein Text aus mehreren Feldern. Jeder Wert hat eine Reihenfolge, damit einer auf dem anderen aufbauen kann.
Die Abschnitte werden gesammelt
Jeder Abschnitt trägt eine eigene Bedingung; was nicht zutrifft, fällt weg. Kopf- und Fußabschnitte werden dabei den Seiten zugeordnet, auf denen sie erscheinen sollen.
Es wird gedruckt, nicht angezeigt
Der Satz läuft durch dieselben Regeln wie ein Ausdruck: Seitenumbrüche, Ränder, Format. Schriften und Bilder wandern fest in die Datei, damit sie überall gleich aussieht und ohne Netzverbindung vollständig bleibt.
A4 · A3 · Letter, hoch oder quer
Die Datei hängt am Datensatz
Sie wird als Anhang abgelegt und protokolliert: Status, Dauer, Fehlermeldung, Zahl der Abrufe.

Bausteine von SOLUTIONS.file, Stand August 2026 im eigenen Betrieb.

Die Vorlage gehört dem Fachbereich

Was an einer Vorlage eingestellt wird

Eine Vorlage ist an eine Anwendung und einen Datentyp gebunden; daraus weiß der Editor, welche Felder er als Platzhalter anbieten kann. Daneben steht, was für das ganze Dokument gilt: Dateityp, Seitenformat, Ausrichtung und die gemeinsamen Formatvorgaben.

Der Inhalt selbst entsteht im Reiter Abschnitte, in einem Baukasten. Blöcke werden in Zeilen und Spalten gezogen: Text, Überschrift, Bild, Schaltfläche, Trennlinie und, wenn es sein muss, ein Block mit eigenem HTML. Es ist derselbe Editor, in dem auch die Vorlagen für den E-Mail-Versand entstehen. Wer das eine kennt, muss das andere nicht lernen.

Platzhalter kommen nicht aus dem Gedächtnis, sondern aus einer Vorschlagsliste der Felder dieses Datentyps. Eine Änderung an den Formatvorgaben wirkt auf jedes Dokument, das die Vorlage danach erzeugt.

Ein Wert, der bei jeder Erzeugung neu entsteht

Neben den Feldern des Datensatzes stehen berechnete Werte: eine Summe, eine Frist, ein Datum in der Schreibweise, die auf das Papier gehört. Jeder trägt einen Namen, einen Werttyp und eine Reihenfolge.

Die Reihenfolge ist der Grund, warum sich damit mehr rechnen lässt als eine Formatierung: Ein später laufender Wert sieht die Ergebnisse der früheren. Im Beispiel füllt ein Wert die Positionsliste, der nächste summiert sie, der dritte legt die Umsatzsteuer darauf.

Auslöser: wann welches Dokument entsteht

Fünf Arten stehen zur Wahl, dieselben wie beim E-Mail-Versand. Drei hängen am Datensatz: anlegen, ändern, löschen. Die vierte ist ein Zeitplan mit Minute, Stunde und Wochentag. Die fünfte ist ein benanntes Ereignis, das die Anwendung selbst auslöst, etwa „Auftrag freigegeben“, wenn dieser Schritt an keiner Feldänderung hängt.

Eine Vorlage kann mehrere Auslöser tragen: einen beim Anlegen, einen zur Monatswende, einen für den Sonderfall. Wird die Vorlage stillgelegt, melden sich ihre Zeitpläne ab. So bleibt kein Lauf aktiv, dessen Vorlage längst abgeschaltet ist.

Der Auslöser und seine Bedingung

Die Art des Auslösers steht in einer Zeile zur Wahl, die Bedingung darunter wird zusammengeklickt wie ein gespeicherter Listenfilter: Status gleich abgeschlossen, Priorität hoch oder kritisch, verknüpft mit UND und ODER.

Beim Zeitplan tritt an die Stelle der Datensatzänderung eine Uhrzeit, beim Ereignis ein benannter Anlass, den die Anwendung selbst auslöst.

Ein Dokument hat Seiten, und daran scheitern Bildschirmwerkzeuge

Deshalb kennt eine Vorlage drei Arten von Abschnitten: Inhalt, Kopf und Fuß. Kopf und Fuß erscheinen wahlweise auf jeder Seite, nur auf der ersten oder nur auf der letzten. Der Briefkopf steht damit auf Seite eins, die Seitenzahl auf allen, der Hinweis zur Rückgabe auf der letzten.

Jeder Abschnitt kann einen Seitenumbruch vor sich erzwingen, und jeder trägt eine eigene Bedingung. Ein Anhang, der nur bei bestimmten Vorgängen mitgedruckt wird, ist deshalb keine zweite Vorlage, sondern ein Abschnitt mit einer Bedingung. Das hält die Zahl der Vorlagen klein, und kleine Zahlen pflegt man.

Format und Ausrichtung stehen an der Vorlage: A4, A3 oder Letter, hoch oder quer.

Und so kommt es heraus

Dasselbe Dokument, erzeugt statt gebaut. Der Briefkopf steht auf Seite eins, die Fußzeile auf jeder Seite, die Positionen kommen aus einer Schleife über die Daten, und die Summen darunter sind gerechnet und nicht getippt.

Der Anhang beginnt auf Seite zwei, weil an seinem Abschnitt „Seitenumbruch davor“ gesetzt ist. Zwischen dieser Datei und der Vorlage daneben liegt kein Zwischenschritt, an dem jemand Zahlen überträgt.

E-Rechnung: das PDF trägt seine Daten maschinenlesbar mit

Eine Rechnung als PDF ist für Menschen lesbar und für ein Buchhaltungssystem wertlos. Die E-Rechnung löst das, indem dieselben Angaben zusätzlich als strukturierte Datei im PDF stecken. Genau das leistet eine Vorlage: Sie legt fest, welche Art von Daten sie mitgibt, und die erzeugte Datei trägt sie als Anhang.

Drei Arten sind vorgesehen: ZUGFeRD, XRechnung und XMP für allgemeine Metadaten. Wer nichts davon braucht, stellt „keine“ ein, und es bleibt beim gewöhnlichen PDF.

Jede der drei Arten bringt ihr Gerüst mit. Beim Umschalten erscheint ein vorbelegtes Skript mit den Feldern, die das gewählte Format verlangt. Bei ZUGFeRD sind das die nach EN 16931 geforderten Angaben: Verkäufer mit Steuernummer und Umsatzsteuer-Identnummer, Käufer, Rechnungsnummer und Fälligkeit, die Positionen mit Mengeneinheit und Steuersatz, darunter die Summen. Auszufüllen bleibt, aus welchen Feldern Ihrer Anwendung die Werte kommen.

Das Gerüst für die Rechnungsdaten

Links die Wahl der Art, rechts das Skript, das die Daten liefert. Jede Art bringt ihr Gerüst mit; hier das von ZUGFeRD, mit den nach EN 16931 verlangten Feldern, von der Umsatzsteuer-Identnummer über die Positionen mit Mengeneinheit bis zu den Summen.

Die Werte selbst stehen leer da, und das ist ehrlich: Woher sie kommen, weiß nur Ihre Anwendung.

Was bei der Erzeugung schiefgeht und was dagegen hilft

Ursachen

Warum es schiefgeht

Die Vorlage liegt als Datei auf einem Laufwerk und wird kopiert
Zahlen werden von Hand übertragen und veralten sofort
Jede Änderung an Layout oder Fußzeile ist ein Entwicklerticket
Ein Fehlschlag fällt erst auf, wenn jemand das Dokument vermisst
Wer die Datei abruft, während sie neu entsteht, bekommt eine halbe

Dienst

Was eingebaut ist

Die Vorlage ist ein Datensatz, es gibt genau eine gültige Fassung
Werte kommen aus dem Datensatz, berechnete laufen bei jeder Erzeugung neu
Layout, Kopf, Fuß und Bedingungen ändert der Fachbereich ohne Release
Protokoll je Datei mit Status, Dauer, Fehlermeldung und Zahl der Abrufe
Bis zu drei Wiederholungen, danach bleibt der Fehlschlag endgültig stehen
Beim Abruf einer laufenden Erzeugung: bis zu zehn Sekunden warten, sonst die letzte erfolgreiche Fassung statt einer halben

Wiederholungszähler, Protokollfelder und Wartezeit beim Abruf laut Quelltext des Dokumentendienstes, Stand August 2026.

Die Grenzen, unaufgefordert

Erzeugt werden PDF, Word und HTML. Bei Excel winken wir ab, aus Überzeugung: Eine Tabelle, mit der jemand weiterrechnet, ist kein Dokument, sondern ein Datensatz in anderer Verpackung. Dafür ist SOLUTIONS.transformer das richtige Werkzeug, und für den schnellen Blick der Export aus der Listenansicht.

Der Baukasten ist ein Baukasten und kein Satzprogramm. Wer millimetergenauen Satz mit Marginalspalten und Registerhaltigkeit braucht, ist mit einem Satzsystem besser bedient. Für Belege, Schreiben und Berichte reicht er, und wo er nicht reicht, kommt ein Block mit eigenem HTML hinzu.

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Häufige Fragen

Wie erzeugt eine Fachanwendung automatisch PDF-Dokumente?

Über drei getrennt gepflegte Bausteine: eine Vorlage, die an einen Datentyp gebunden ist, ihre Abschnitte für Inhalt, Kopf und Fuß, und einen Auslöser. Ausgelöst wird beim Anlegen, Ändern oder Löschen eines Datensatzes, nach einem Zeitplan oder bei einem benannten Ereignis.

Kann der Fachbereich das Layout selbst ändern?

Ja. Vorlagen sind Daten, keine Programmzeilen. Inhalt, Kopf, Fuß und Seitenformat werden in einem Baukasten bearbeitet, Platzhalter wählt man aus einer Vorschlagsliste. Eine Änderung braucht weder Entwickler noch Release.

Können wir damit E-Rechnungen erstellen?

Das PDF kann die Rechnungsdaten zusätzlich maschinenlesbar mitführen, als ZUGFeRD- oder XRechnung-Anhang. Der Dienst bettet ein, was Ihre Vorlage erzeugt; er prüft den Inhalt nicht gegen ein Profil und verschickt nichts an ein Rechnungsnetz. Wo das gefordert ist, gehört ein Prüfschritt ins Projekt.

Kommt der Briefkopf auf jede Seite?

Sie entscheiden es je Abschnitt. Kopf und Fuß erscheinen wahlweise auf jeder Seite, nur auf der ersten oder nur auf der letzten. Ein Seitenumbruch lässt sich vor jedem Abschnitt erzwingen.

Was passiert, wenn die Erzeugung fehlschlägt?

Der Fehlschlag steht im Protokoll, mit Fehlermeldung und Dauer, und wird bis zu dreimal wiederholt. Danach bleibt er endgültig stehen, damit niemand einer Datei hinterherläuft, die nie entsteht. Wer in der Zwischenzeit abruft, bekommt die letzte erfolgreiche Fassung und keine halbe Datei.

Gibt es die Dokumente auch als Word-Datei?

Ja. Erzeugt werden PDF, Word und HTML; welches Format gilt, steht an der Vorlage. Bei Excel raten wir ab: Für eine Tabelle zum Weiterrechnen ist SOLUTIONS.transformer das richtige Werkzeug, für den schnellen Blick der Export aus der Listenansicht.