E-Mail-Versand aus der Fachanwendung

Vom Auslöser bis zum Protokolleintrag. Bedingung, Empfänger und Vorlage pflegt der Fachbereich selbst.

Fünf Arten stehen zur Wahl. Drei hängen am Datensatz: anlegen, ändern, löschen. Die vierte ist ein Zeitplan mit Minute, Stunde und Wochentag. Die fünfte ist ein benanntes Ereignis, das die Anwendung selbst auslöst, etwa „Angebot versendet“, wenn dieser Schritt an keiner Feldänderung hängt.

Die Bedingung ist eine Filterabfrage auf den Datensatz, wie aus einer gespeicherten Listenansicht gewohnt: Status gleich „geprüft“, Vertragsende in den nächsten 30 Tagen. Im zweiten Fall darf in der Bedingung ein kleiner Ausdruck stehen, der den Stichtag bei jedem Lauf neu ausrechnet.

Empfänger sind eine feste Adressliste, Benutzer aus dem Verzeichnisdienst über SOLUTIONS.connect_LDAP oder das Ergebnis einer Regel, die zur Sendezeit läuft: der zuständige Sachbearbeiter, sein Vorgesetzter, die ganze Fachgruppe.

Bisher stand hier nur der Versand. Ein Postfach kann aber auch überwacht werden: Das Konto bekommt neben SMTP eine IMAP-Verbindung, und Eingangs-Auslöser entscheiden, was mit einer eingegangenen Mail geschieht. Die Bedingung wird zusammengeklickt wie beim Versand — Absender, Empfänger, Betreff, ob ein Anhang dabei ist, und wenn es sein muss ein Skript.

Trifft keine Regel zu, wird die Mail nicht gespeichert. Das Postfach bleibt ein Postfach und wird nicht zur zweiten Datenbank. Trifft eine zu, wird die Mail protokolliert und danach als gelesen markiert, in einen Ordner verschoben oder gelöscht — je nachdem, was die Regel sagt. Eine letzte Regel ohne Bedingung räumt auf, was niemand beansprucht hat.

Neue Mail wird nicht abgefragt, sondern gemeldet: die Verbindung zum Postfach bleibt offen, der Server sagt Bescheid, die Verarbeitung läuft in Sekunden. Ein Zeitplan im Hintergrund fängt auf, was dabei durchfällt — Verbindungen brechen ab, und ein Postfach, das nichts meldet, ist nicht dasselbe wie ein leeres Postfach.

Was mit der Mail fachlich passiert, entscheidet ein Skript in Ihrer Anwendung: aus einer Bestellmail einen Datensatz anlegen, ein mitgeschicktes PDF an den Vorgang hängen. Findet es eine Kennung in der Mail, arbeitet es am bestehenden Datensatz weiter; findet es keine, bekommt es einen neuen.

Eine automatisch versendete Mail endet meist in einer Sackgasse: Antworten laufen an noreply@ und niemand liest sie. Das lässt sich umdrehen. Eine Vorlage kann nachverfolgbar versendet werden — die Antwort geht dann an ein überwachtes Postfach, und zwar an eine Adresse, die den Vorgang mitträgt.

Kommt die Antwort zurück, ist damit klar, worum es ging: Nachricht, Vorlage und der auslösende Datensatz. Die Zuordnung hängt an der Adresse, nicht am Betreff. Das ist der Unterschied zwischen einer Zuordnung und einer Vermutung — Betreffzeilen werden umgeschrieben, gekürzt und übersetzt, Zustelladressen nicht.

Weitergeleitet wird die Antwort trotzdem an den Menschen, der zuständig ist: mit Ihrer Absenderadresse und dem Schreiber als Antwort-Adresse, damit die Zustellung nicht an SPF und DKIM scheitert. Dass der Weg über den Dienst lief, merkt niemand — außer der Fachanwendung, die den Vorgang jetzt kennt.

Eine E-Mail im Spam-Ordner ist schlimmer als keine: Der Absender hält den Vorgang für erledigt, der Empfänger weiß von nichts. Ob eine Mail ankommt, entscheidet heute weniger ihr Inhalt als die Frage, ob der empfangende Server dem Absender glaubt.

Dafür sorgen drei Einträge im DNS Ihrer Domäne. SPF nennt die Server, die für Sie senden dürfen. DKIM signiert jede Mail, sodass Änderungen unterwegs auffallen. DMARC legt fest, was der Empfänger tun soll, wenn eines von beiden nicht passt. Die großen Postfachanbieter verlangen das inzwischen. Setzen kann diese Einträge nur Ihre IT, denn sie gehören zu Ihrer Domäne, nicht zu unserer Software.

Die häufigsten Gründe dafür, dass eine Mail nicht ankommt, nicht auffällt oder falsch aussieht, und was der Dienst dagegen mitbringt.

Versendet wird über ein SMTP-Konto, das Sie bestimmen: der Mailserver im eigenen Haus, der Ihres Providers oder ein Postfach beim Hoster. Hinterlegt werden Host, Port und Verschlüsselung. Üblich sind Port 587 mit STARTTLS oder Port 465 mit durchgehendem TLS. Die Zugangsdaten stehen nicht in einer Konfigurationsdatei, sondern verschlüsselt in SOLUTIONS.vault.

Datenschutzrechtlich ist das kein kleiner Unterschied. Wer Transaktionsmails über einen US-Versanddienst schickt, übergibt Empfängeradressen und Inhalte an einen Dritten. Bei Personal-, Gesundheits- oder Verwaltungsdaten ist das eine Frage, die man nicht nebenbei klärt. Über den eigenen Server stellt sie sich nicht, ebenso wenig wie bei der Anwendung im eigenen Rechenzentrum.

Die Grenze verläuft beim Newsletter. Empfängersegmente, Abmeldeverwaltung und Klickraten fehlen. Für Marketingversand nehmen Sie einen Newsletter-Dienst. Eine Vorlage trägt außerdem eine Sprache; wer zweisprachig kommuniziert, pflegt zwei. Und wie ein Mailprogramm eine Vorlage darstellt, zeigt erst der Test, und dafür gibt es den Testmodus.

• Low-Code im eigenen Rechenzentrum: DSGVO und Betrieb
• Zugangsdaten sicher verwalten statt in Konfigurationsdateien
• Active Directory anbinden: Anmeldung, Gruppen, Empfänger
• Konfiguration statt Programmierung

Häufige Fragen

Wie verschickt eine Fachanwendung automatisch E-Mails?

Über drei getrennt gepflegte Bausteine: ein Absenderkonto mit den Daten Ihres Mailservers, eine Vorlage mit Betreff, Inhalt und Empfängern, und einen Auslöser. Ausgelöst wird beim Anlegen oder Ändern eines Datensatzes, nach einem Zeitplan oder bei einem Ereignis.

Kann der Fachbereich die E-Mail-Texte selbst ändern?

Ja. Vorlagen sind Daten, keine Programmzeilen. Betreff und Inhalt werden in einem Editor bearbeitet, Platzhalter wählt man aus einer Vorschlagsliste. Eine Textänderung braucht weder Entwickler noch Release.

Wie verhindere ich, dass die E-Mails im Spam landen?

Indem Ihre Absenderdomäne authentifiziert ist: SPF nennt die Server, die für Sie senden dürfen, DKIM signiert jede Mail, DMARC legt fest, wie der Empfänger mit einem Fehlschlag umgeht. Diese Einträge setzt Ihre IT im DNS, und wir sagen Ihnen, welche Werte hineingehören.

Laufen die Daten über einen externen Versanddienst?

Nur wenn Sie das wollen. Versendet wird über ein SMTP-Konto Ihrer Wahl: im eigenen Haus, beim Provider oder beim Hoster. Empfängeradressen und Inhalte müssen keinen US-Dienst passieren.

Kann ich damit Newsletter verschicken?

Nein, und das ist Absicht. Empfängersegmente, Abmeldeverwaltung und Klickraten fehlen. Für Marketingversand ist ein Newsletter-Dienst das richtige Werkzeug; hier geht es um Mails, die aus einem Geschäftsvorfall entstehen.

Was passiert, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann?

Jeder Versand wird protokolliert, mit Empfängern, gerendertem Inhalt, Datensatz und Dauer. Ein Fehlschlag wird wiederholt und die Meldung des Mailservers steht im Eintrag; nach der letzten Wiederholung bleibt er als endgültig fehlgeschlagen sichtbar.